Aquele dos 5S

Oi pessoal  hoje vou escrever um pouco sobre os 5S, quem conhece e já implantou corretamente, sabe que os resultados são fantasticos, tanto na vida pessoal como profissonal,
Segue agora a explicação mais detalhadas sobre esse tema.

Os 5S

O nome deste programa vem de palavras japonesas iniciadas com a letra S: seiri, seiton, seisou, seiketsu e shitsuke. Traduzi-las para uma única palavra, em português, é uma tarefa bastante difícil porque o idioma japonês se expressa através de idéias e conceitos generalizados. Várias sugestões foram feitas e diversas palavras são utilizadas para representar cada S. No entanto, alcançou-se um denominador comum, abaixo relacionado:

·        para seiri foi escolhida a palavra Utilização (também foram sugeridas arrumação, seleção, lógica e prática);

·        para seiton, ordenação  (outras palavras votadas: sistematização, organização e classificação);

·        para seisou, Limpeza (foi cogitada a palavra zelo);

·        para seiketsu, Asseio (outras opções levantadas: higiene, saúde, pureza e integridade);

·        para shitsuke, Autodisciplina (foram votadas também: harmonia, disciplina, comprometimento e educação).

Decidiu-se também pela colocação da expressão “Senso de” na frente das cinco palavras escolhidas. Pode parecer que a intenção foi a de procurar manter a marca consagrada do nome do programa, ao optar-se por uma expressão iniciada com S na tradução para o português. Mas, na verdade, Senso traduz com perfeição as idéias de atitude e de pré-disposição para gerar os comportamentos de utilização, ordenação, limpeza, asseio e autodisciplina. 

Um aspecto muito importante, que deve ser referenciado, é o fato de que os 5S deveriam estar presentes na nossa vida cotidiana. Sendo aplicado não só no trabalho, mas também em casa, nos restaurantes, nos ambientes de lazer, nos banheiros tornando-se um hábito cotidiano de todos os cidadãos.  

Atualmente, no Japão, já existe um outro S, denominado de shittsokoku (persistência). E ainda, as empresas utilizam 7S e 9S. No entanto, neste estudo restringir-se-á aos 5S básicos. 

2.1. Senso de Utilização - Seiri

                O sentido literal de seiri é “separar por grau, tipo ou tamanho”. Para os 5S significa: identificar os itens e materiais necessários e desnecessários de cada posto de trabalho, isto é, manter no local de trabalho apenas o que o empregado realmente precisa e usa. Saber utilizar é, antes de mais nada, saber arrumar, separando o que presta do que não presta. Este é o ponto inicial dos 5S: ter o senso, a percepção de saber o que é essencial estar presente no posto de trabalho.

Verificações

         Nesta etapa as seguintes verificações devem ser feitas:

·        Existem objetos guardados há muito tempo, que nunca foram utilizados ou com freqüência de uso muito baixa?

·        Há coisas desnecessárias?

·        Existem desperdícios que deveriam ser reduzidos ou eliminados?

A cada resposta afirmativa algo deve ser descartado. Depois de feitas estas verificações, o que for considerado desnecessário deve permanecer por um tempo determinado em um local especial para o descarte. Assim, todos poderão observar se aquilo que será eliminado, não possui outra utilidade. Passando este tempo determinado, o que ainda restar no local escolhido, será considerado realmente desnecessário e deverá ser eliminado do modo mais adequado, seja por meio de doação, ou lixo. Todos os materiais restantes serão trabalhados na próxima etapa do 5S. 

Benefícios

·        Liberação de espaço para os mais variados objetivos;

·        descarte de ferramentas, armários, prateleiras, cofres em excesso, de sobressalentes e sucatas, bem como de dados de controle ultrapassados e de itens já fora de uso;

·        eliminação do tempo de procura de documentos e materiais. 

2.2. Senso de Ordenação - Seiton

O sentido literal de seiton é “combinação de arranjo de partes, elementos, peças etc. segundo algum princípio ou método racional”. Para os 5S significa: determinar o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento necessário. Ordenar é a conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza: é preciso organizar, ordenar o que ficou.

Verificações

         Para iniciar a implantação deste S deve-se escolher o lugar certo de cada item, utilizando uma classificação muito simples, que está explicitada a seguir.

         Quando um material é usado constantemente, deve ser mantido no local de trabalho ou próximo. Quando sua utilização é ocasional, é mantido um pouco afastado do local de trabalho. Se seu uso é raro, deve ser depositado em lugares afastados do local de trabalho. E finalmente, se um objeto não é usado e o primeiro S foi concluído com sucesso, ele já deve ter sido descartado. 

         Então se torna importante padronizar e tornar conhecido de todos, além da nomenclatura, a forma de ordenar e acessar os materiais e informações. Todos precisam “falar o mesmo idioma” e conhecer aquilo que está sendo falado para que possam entender-se mais facilmente evitando que um objeto tenha vários nomes

         Portanto se identifica cada item de uma maneira que facilite sua localização e manuseio. Para isto utiliza-se muito a comunicação visual (uso de etiquetas, rótulos, cores), que quando bem utilizada, torna-se mais fácil e agradável que a comunicação tradicional (por exemplo grandes textos). Esta comunicação deve ser aplicada de forma criativa, clara, sem deixar dúvidas e com o cuidado de evitar a poluição visual, como o excesso de etiquetas.    

Benefícios

·        rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos;

·        controle sobre o que cada empregado usa;

·        diminuição de acidentes, em função de tudo estar mais organizado;

·        facilidade na comunicação entre todos.

2.3. Senso de Limpeza - Seisou

                O sentido literal de seisou é “retirar sujeiras, utilizando-se de vassoura, deixando  sem pó e sujeira”. Para os 5S significa: deixar tudo limpo, com o cuidado de não se estar varrendo só por varrer, espanando só por espanar. A melhor interpretação para senso de limpeza é: não basta varrer tirando pó e sujeira, é importante que cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veículo, máquina ou ferramenta deixe-o nas melhores condições de uso possível. Limpar também é não forçar (um equipamento ou máquina fora de suas especificações), não desperdiçar (não colocar matéria-prima além do necessário), não variar (controlar com rigor os pontos de controle, por exemplo, visando a qualidade do produto).

Verificações

            Primeiramente devem ser identificadas e eliminadas as causas da sujeira. Então é realizado um dia de limpeza geral, o chamado Dia da Grande Limpeza (DGL), com a participação de todos. Neste dia nada pode ser esquecido. Armário, mesas, equipamento, tudo deve ser limpo, não esquecendo do teto, embaixo das máquinas, e outros onde a sujeira se acumula e não percebemos. Certifique-se da existência de cestos de lixo.

         Então se verifica  a existência de defeitos nos equipamentos. Pois limpeza deve ser entendida como sinônimo de inspeção. O objetivo não é apenas limpar a sujeira, mas também os desperdícios e as relações pessoais. Um ambiente onde há franqueza, transparência e respeito é um ambiente limpo.

         As pessoas devem estar conscientes sobre a importância e os benefícios da manutenção da limpeza no ambiente de trabalho. Cada um será responsável pela sua parte, evitando gerar lixo, deixando os utensílios limpos antes de guardá-los, desligando e cobrindo os equipamentos no final do expediente, não jogando nada no chão.

Benefícios

·        purificação dos postos de trabalho;

·        satisfação dos empregados em trabalharem em ambientes limpos;

·        maior controle sobre o estado de equipamentos, veículos, máquinas etc. após o uso, feito pelos próprios empregados;

·        eliminação de desperdícios, ao se usar materiais e equipamentos da maneira correta.

2.4. Senso de Asseio - Seiketsu

         O sentido literal de seiketsu é “manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis para a saúde”. Para os 5S significa: verificar se o pensamento, se o espírito do programa está sendo implantado, isto é, checar e aprimorar o resultado parcial dos 5S em toda a empresa até esta quarta etapa do processo. É verificar, por exemplo, o estado de banheiros, sanitários, refeitórios, oficinas, áreas operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem pode-se dizer que a empresa está cumprindo o programa satisfatoriamente. Este é um senso que também busca a questão da higiene mental: é necessário a existência de um clima bom de trabalho, com conforto, segurança e com relações saudáveis entre todos os setores da companhia para que os 5S possam ser plenamente desenvolvidos.

Verificações

         Este senso inicia-se com a realização de palestras ou conversas buscando o esclarecimento de possíveis dúvidas sobre os 5S e sobre a importância da saúde de todos. Elaboram-se normas para a realização das diversas atividades, visando regulamentar o raciocínio dos 5S.

         Então se identificam os pontos críticos da etapas já aplicadas e os motivos de estarem ocorrendo de acordo com a filosofia dos 5S. Para isto, estabelece-se quem irá verificar o quê. Encontrando algo errado deve-se relatar ao responsável.

         Existem alguns elementos que devem ser sempre verificados e devidamente corrigidos, como: visibilidade e iluminação adequadas, presença de poeira, temperatura ideal.

          Resumindo, o senso de asseio é a conservação da limpeza e da organização obtidas anteriormente através do estabelecimento de normas e rotinas.

Benefícios

·        equilíbrio e mental dos empregados;

·        melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade;

·        manutenção de pontos críticos, como banheiros e sanitários, sempre em bom estado de uso;

·        segurança do trabalho.

2.5. Senso de Autodisciplina - Shitsuke

                O sentido literal de shitsuke é “treinamento de força mental, física e moral utilizando instruções e auto-treinamento, com força de vontade, na busca da melhoria”. Para os 5S significa: ter os empregados habituados a cumprir os procedimentos operacionais, éticas e padrões estabelecidos pela empresa. Este é o último S e o mais complexo de todos, porque é o momento em que os empregados já devem executar as tarefas como hábitos, sem, contudo, acharem que já está tudo funcionando perfeitamente ou que não há mais em que evoluir. Ao contrário, a autodisciplina requer constante aperfeiçoamento: se está bom pode ficar ainda melhor.

Verificações

         É necessário que todos conheçam e percebam a importância dos 5S e de seus resultados e que entendam, concordem e cumpram os procedimentos e as regras solicitadas. Pois só existe dedicação quando as pessoas compreendem e se comprometem com aquilo que estão fazendo. Para isso o ideal seria que todos participassem das decisões tomadas.

         As regras e procedimentos precisam ser claras e de fácil entendimento, visto que as pessoas incorporam regras quando percebem que é para o seu bem-estar e de todos e assim as praticam constantemente. Quando pessoas falham deve-se verificar se as instruções foram claras, pois muitas vezes erros ocorrem por falhas na comunicação. Nesta etapa também a comunicação visual pode auxiliar na fixação de conceitos e instruções.

         A única maneira de aplicar a disciplina é através de discussões das normas e procedimentos, com a participação de todos e a total compreensão de suas vantagens.

Benefícios

·        cumprimento dos procedimentos operacionais;

·        constante auto-análise e busca de aperfeiçoamento dos empregados;

·        concretização da gestão participativa;

·        melhor entrosamento entre empregados e gerentes;

·        confirmação/reavaliação dos valores da empresa;

·        incentivo a capacidade criativa dos empregados.    

       

3.    Metodologia de Implantação

A metodologia de implantação do programa 5S pode ser modificada para situações diferentes. O tamanho da empresa e o grau de cumplicidade dos funcionários para com o seu trabalho são variáveis consideráveis para a implantação dos 5S. No presente trabalho apresentar-se-á algumas etapas utilizadas para a aplicação do 5S.

Palestras de divulgação

         São usadas para difundir as idéias e os conceitos dos 5S. Abrangem desde a implantação até a avaliação e subseqüente manutenção. Devem ser realizadas, preferencialmente, por funcionários com alguma experiência em 5S.

Formação da comissão geral

         Esta comissão é responsável pelo planejamento, treinamento, implantação e avaliação das atividades dos 5S. 

Dia da grande Limpeza (DGL)

         É uma etapa extremamente importante do programa, devendo ter grande participação dos funcionários da empresa. Limpar paredes, chão, cantos, vidros, ou seja, a sala toda, usando vassoura, água, sabão, pano, etc. Retirar toda a sujeira de todos os locais onde ela pudesse estar acumulada para depois manter o ambiente limpo, este deve ser o objetivo desta etapa.

5S

         Esta etapa é  a aplicação dos 5S propriamente dita. Cada S deve ser aplicado seguindo um cronograma elaborado pela comissão geral. Sendo que, aconselha-se a participação de um número máximo de pessoas.

Avaliação

         A proposta do programa é que seja realizada uma avaliação ao final de cada etapa. Para que ao final do quinto S obtenha-se os 5S aplicados e consolidados.

Manutenção

         O programa 5S não é um programa com início, meio e fim, mas sim permanente. Portanto, torna-se necessário realizar avaliações periódicas, desenvolver novas atividades de promoção, aplicar os conceitos aprendidos buscando melhorar sempre e lembrar que o 5S necessita de persistência e dedicação.

4.    Os 5S e o “Housekeeping”

Existe uma diferença fundamental entre dois programas: o “Housekeeping” aborda apenas o aspecto físico, enquanto os 5S se detêm as partes física, intelectual e social das questões a serem vivenciados no dia-a-dia da empresa.

Por isso, a implantação dos 5S requer de nós, brasileiros, uma reeducação também ideológica. É sempre importante frisar que os 5S, quando bem conduzidos, são a melhor ferramenta de mobilização para a Qualidade Total.

5.    Empresas que praticam o programa 5S

No Brasil, muitas empresas vêm desenvolvendo a prática do 5S (algumas usando outras denominações para o programa) com bons resultados, como por exemplo: CEMAN, CVRD, CSN, RHODIA, FORD, PETROBRÁS, PRONOR, BRAHMA, CARAÍBA METAIS, MARCOPOLO, AZALÉIA, FIAT, SESI, ACESITA, BELGO-MINEIRA, FIESC, OLSEN, etc. A responsabilidade pela gestão varia de acordo com cada empresa. Em algumas, a gestão está por conta da área de recursos humanos ou secretaria de qualidade. Em outras, a responsabilidade é da área de segurança industrial ou, até mesmo, da área de produção.